Layanan dan Sistem Layanan Perpustakaan

wawasanpendidikan.com; telah dijelaskan sebelumnya tentang Pengertian Perpustakaan dan Fungsi Perpustakaan. kali ini sobat pendidikan akan membahas tentang Layanan dan Sistem Layanan Perpustakaan. semoga bermanfaat

Layanan dan Sistem Layanan Perpustakaan

Layanan dan Sistem Layanan Perpustakaan

A. Layanan Perpustakaan
Layanan perpustakaan merupakan salah satu unsur penting dalam penyelenggaraan suatu perpustakaan. “Layanan perpustakaan adalah menawarkan semua bentuk koleksi yang dimiliki perpustakaan kepada pemakai yang datang ke perpustakaan dan meminta informasi yang dibutuhkan”.23

Melalui layanan perpustakaan pengguna dapat memperoleh hal-hal sebagai berikut:
a. Informasi yang dibutuhkan secara optimal.
b. Manfaat berbgai perkakas penelusuan tersedia.

Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa melalui kegiatan pelayanan yang diselenggarakan, perpustakaan dapat membantu pengguna untuk memperoleh informasi sesuai dengan kebutuhannya. Perpustakaan memiliki berbagai macam pelayanan sesuai dengan kondisi atau kemampuan dan perkembangan perpustakaan.

B. Sitem Layanan Perpustakaan
Demi kelancaran pelaksanaan pelayanan, setiap perpustakaan harus melaksanakan sistem pelayanan. Secara umum sistem layanan perpustakaan ada dua macam, yaitu sistem layanan terbuka dan sistem layanan tertutup. Kedua sistem tersebut akan dibahas pada uraian berikut:

1. Sistem Layanan Terbuka
Sistem layanan terbuka merupakan salah satu dari sistem layanan perpustakaan. Sistem layanan terbuka adalah sistem yang “memberikan kebebasan kepada pengunjung untuk memasuki ruangan koleksi dan memilih sendiri koleksi yang dibutuhkannya”. Sedangkan sistem layanan terbuka adalah “suatu layanan yang memungkinkan pengguna untuk masuk ke ruang koleksi untuk memilih, mengambil sendiri koleksi yang sesuai”. Dari pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa sistem layanan terbuka adalah suatu sistem yang memberikan kebebasan kepada pengguna untuk mencari sendiri koleksi yang dibutuhkan.

Sistem layanan terbuka dalam pelaksanaannya memiliki beberapa keuntungan dan kerugian. Ada beberapa keuntungan yang diperoleh dengan menerapkan sistem layanan terbuka antara lain:
a. Keuntungan sistem layanan terbuka
  • Pemakai dapat melakukan pengembalian sendiri bahan pustaka yang di kehendaki dari jajaran koleksi. 
  • Pemakai dilatih untuk dapat dipercaya dan diberi tanggung jawab terhadap terpeliharanya koleksi yang dimiliki perpustakaan. 
  • Pemakai akan merasa lebih puas karena ada kemudahan dalam menemukan bahan pustaka dan alternatif lain jika yang dicari tidak ditemukan. 
  • Dalam sistem ini tenaga perpustakaan yang bertugas untuk mengambil bahan pustaka tidak diperlukan sehingga bisa diberi tanggung jawab di bagian lain.

Walaupun banyak keuntungan yang diperoleh dari sistem terbuka, namun ada kerugian akibat sistem terbuka antara lain:
b. Kerugian sistem layanan terbuka
  • Ada kemungkinan pengaturan buku di rak penempatan (jajaran) menjadi kacau karena mereka melakukan browsing. Buku yang sudah dicabut dari jajaran rak dikembalikan lagi oleh pemakai secara tidak tepat. 
  • Ada kemungkinan buku yang hilang relatif lebih besar bila dibandingkan dengan sistem yang bersifat tertutup. 
  • Memerlukan ruangan yang lebih luas untuk jajaran koleksi agar lalulintas atau mobilitas pemakai lebih leluasa. 
  • Membutuhkan keamanan yang lebih baik agar kebebasan untuk mengambil sendiri bahan pustaka dari jenjang koleksi tidak menimbulkan berbagai akses seperti peningkatan kehilangan atau perobekan bahan pustaka.

Berdasarkan uraian diatas dapat diseimpulkan bahwa sistem layanan terbuka merupakan sistem yang memberikan kebebasan kepada pengguna untuk mencari dan mengambil sendiri koleksi yang dikehendaki dari jajaran koleksi. Namun sistem layanan terbuka membutuhkan keamanan yang lebih baik karena kemungkinan buku hilang relatif lebih besar.

2. Sistem Layanan Tertutup
Selain sistem layanan terbuka juga terdapat sistem layanan tertutup yang diterapkan perpustakaan. Sistem layanan tertutup adalah sistem layanan yang tidak memperbolehkan pengunjung perpustakaan masuk ke ruang koleksi, tetapi pengunjung boleh memilih pustaka yang ingin di pinjam melalui katalog perpustakaan dan setelah ditemukan sandi bukunya, dapat diminta pada petugas untuk mengambilnya.

Sistem layanan tertutup adalah suatu layanan yang tidak memungkinkan pengguna untuk memilih dan mengambil sendiri akan koleksi perpustakaan. Koleksi yang ingin dipinjam dapat dipilih melalui daftar atau katalog yang tersedia koleksinya akan diambil oleh petugas. Dari pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa sistem layanan tertutup adalah sistem layanan yang tidak memberikan kebebasan kepada pengguna untuk mencari sendiri koleksi yang ada di perpustakaan. Koleksi yang ingin dipinjam harus dicari melalui katalog, kemudian pengguna mancatat data buku yang akan dipinjam dan diberikan kepada petugas layanan untuk diambil dari jajaran koleksi. Dalam pelaksanaannnya sistem layanan tertutup memiliki beberapa keuntungan. Keuntungan sistem layanan tertutup adalah sebagai berikut :

a. Keuntungan sistem layanan tertutup
  • Letak buku di rak selalu terpelihara karena pengambilan buku dilakukan oleh petugas. 
  • Angka kehilanan bahan pustaka atau buku dapat ditekan dengan memasukkan slip buku yang dipinjam. 
  • Tidak memerlukan petugas khusus untuk mengawasi pengunjung perpustakaan.

Selain keuntungan diatas, sistem layanan tertutup juga memiliki kerugian yaitu :
b. Kerugian sistem layanan tertutup
  • Pengunjung tidak akrab dengan bahan pustaka. 
  • Tidak puas memilih koleksi karena hanya lewat kartu katalog. 
  • Kartu katalog lekas rusak karena sering digunakan, berarti menambah tugas untuk selalu memperbaiki kartu katalog. 
  • Banyak buku yang kurang dikenal oleh pengunjung sehingga tidak pernah dipinjam.

Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa sistem layanan tertutup merupakan sistem yang tidak memperbolehkan pengguna untuk mancari dan mengambil sendiri koleksi yang dibutuhkan dari jajaran koleksi, melainkan haris melalui petugas perpustakaan sehingga kerapian dan kehilangan buku lebih terjamin. 

3. Jenis layanan
Kegiatan perpustakaan tidak dapat dilaksanakan secara maksimal tanpa adanya layanan, karena layanan merupakan salah satu faktor yang menentukan keberhasilan suatu perpustakaan. Oleh karena itu perpustakaan harus berupaya untuk menyediakan berbagai layanan yang sesuai dengan kebutuhan pengguna. Jenis layanan tersebut akan dibahas satu persatu pada uraian berikut :

a. Pelayanan Sirkulasi
Layanan sirkulasi adalah layanan kepada pemakai perpustakaan berupa peminjaman bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan.

Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa layanan sirkulasi merupakan kegiatan pelayanan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka yang berhubungan langsung dengan pemakai perpustakaan. Adapun tugas-tugas yang harus dilaksanakan pelayanan sirkulasi yaitu sebagai berikut :
  • Mengawasi pintu masuk dan keluar perpustakaan 
  • Pendaftaran anggota, perpanjangan eanggotaan dan pengunduran diri anggota perpustakaan. 
  • Meminjamkan serta mengembalikan buku dan memperpanjang waktu peminjaman. 
  • Menarik denda buku yang terlambat dikembalikan. 
  • Mengeluarkan surat peringatan bagi buku yang terlambat dikembalikan pada waktunya. 
  • Tugas yang berkaitan denan peminjaman buku, khususnya buku hilang atau rusak. 
  • Bertanggung jawab atas segala berkas peminjaman. 
  • Membuat statistik peminjaman. 
  • Peminjaman antar perpustakaan. 
  • Mengawasi urusan penitipan tas, jas, mantel, dan sebagainya milik pengunjung perpustakaan. 
  • Tugas lainnya terutama yang berkaitan dengan peminjaman.

Dari pendapat di atas dapat dinyatakan bahwa pelayanan sirkulasi memiliki tugas seperti pendaftaran anggota, peminjaman, perpanjangan waktu peminjaman dan pengembalian buku, menarik denda bagi buku yang terlambat dikembalikan, membuat statistik peminjaman serta tugas layanan terutama yang berkaitan dengan peminjaman.

b. Pelayanan Referensi
Salah satu pelayanan yang ada di perpustakaan adalah pelayanan referensi. Pelayanan ini merupakan suatu kegiatan yang membantu pengguna untuk menemukan informasi yang dibutuhkan. Pengertian layanan referensi adalah :
1) Salah satu kegiatan pokok yang dilakukan di perpustakaan yang khusus menyajikan koleksi referensi kepada para pemakai perpustakaan.
2) Suatu kegiatan layanan untuk membantu para pemakai atau pengunjung perpustakaan menenmukan informasi dengan cara :
  • Menerima pertanyaan dari para pemakai perpustakaan kemudian menjawab dengan menggunakan koleksi referensi. 
  • Memberikan bimbingan untuk menenmukan koleksi referensi yang diperlukan untuk menemukan informasi yang dibutuhkan oleh pemakai perpustakaan. 
  • Memberikan bimbingan kepada pemakai perpustakaan bagaimana menggunkan setiap bahan pustaka koleksi referensi.

Menurut Darmono layanan referensi adalah layanan yang diberikan oleh perpustakaan untuk koleksi khusus seperti kamus, ensiklopedi, almanak, direktori, buku tahunan yang beris informasi teknis dan singkat. Koleksi ini tidak boleh dibawa pulang oleh pengunjung perpustakaan tetapi hanya untuk dibaca ditempat.

Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa pelayanan referensi merupakan kegiatan yang dilaksanakan oleh perpustakaan untuk membantu para pemakai perpustakaan menenmukan informasi dan menggunakan koleksi referensi seperti kamus, ensiklopedi, almanak, direktori serta buku tahunan dan lain sebagainya.

c. Pelayanan Audiovisual
Selain pelayanan sirkulasi dan referensi, pelayanan audiovisual juga dapat digunakan untuk membantu pengguna perpustakaan. Dalam perputakaan perguruan tinggi : Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (PPT) dinyatakan bahwa, “pelayanan audiovisual adalah kegiatan meminjam bahan pustaka audiovisual kepada pengguna untuk ditayangkan dengan bantuan perlengkapan di dalam perpustakaan”. Sedangkan tujuan pelayanan audiovisual dalam perpustakaan perguruan tinggi dalam buku pedoman perpustakaan perguruan tinggi adalah :
  • Menyediakan media khusus untuk tujuan pendidikan, pengajaran, penelitian dan rekreasi. 
  • Memotivasi pengguna agar lebih banyak memanfaatkan fasilitas perpustakaan. 
  • Meningkatkan kualitas penyampaian informasi dan pesan pendidikan. 
  • Meningkatkan daya ingat pengguna melalui bahan pustaka audiovisual disamping bahan bacaan.

Adapun bahan atau pelengkapan layanan audiovisual yang dibedakan menjadi tiga kelompok, yaitu sebagai berikut :
  • Bahan perpustakan yang melalui perlengkapannya hanya menampilkan citra, misalnya slaid, beningan (transparancy), dan bahan perpustakaan renik. 
  • Bahan perpustakaan yang melalui perlengkapannya hanya mengeluarkan bunyi, misalnya kaset audio, piringan hitam, cakram optik. 
  • Bahan perpustakaan yang melalui perlengkapannya menampilkan citra disertai bunyi, misalnya kaser atau cakram video melalui mesin video, film suara melalui proyektor film.

Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa layanan audiovisual merupakan salah satu pelayanan yang dapat memberikan motivasi kepada pengguna untuk menggunakan layanan yang ada di perpustakaan. Layanan audiovisual juga terdiri dari berbagai macam bahan yang dapat dipakai pengguna perpustakaan sesuai dengan kebutuhannya.

d. Pelayanan Terbitan Berseri
Salah satu jenis pelayanan yang dapat mendukung terselenggaranya kegiatan yang ada di perpustakaan adalah pelayanan terbitan berseri. Pelayanan terbitan berseri adalah kegiatan melayankan terbitan berseri kepada pengguna perpustakaan misalnya, jurnal, surat kabar, majalah dan terbitan lainnya yang mempunyai kala terbit tertentu. Pelayanan terbitan berseri selalu memberikan informasi yang mutakhir dalam setiap terbitannya. Terbitan ini juga merupakan sarana yang efektif dalam pengembangan ilmu pengetahuan. Terbitan berseri mempunyai peran sebagai berikut :
  • Memberi ruang untuk menampung ide, gagasan, pengalaman seseorang. 
  • Menjadi media untuk menyampaikan hasil-hasil penemuan terbaru dalam bidang tertentu. 
  • Sumber untuk memperluas wawasan seseorang. 
  • Sumber untuk mengetahui keahlian seseorang.

Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa terbitan berseri adalah salah satu jenis koleksi yang dibutuhkan di perpustakaan untuk memenuhi kebutuhan informasi pengguna perpustakaan. Dengan adanya elayanan terbitan berseri diharapkan pengguna perpustakaan tertarik untuk memanfaatkan koleksi tersebut.

e. Pelayanan Bimbingan Pengguna
Pelayanan bimbingan pengguna merupakan salah satu pelayanan yang ada di perpustakaan dalam rangka menambah pengetahuan pengguna tentang perpustakaan. Bimbingan pengguna perpustakaan yaitu memberikan penjelasan penggunaan perpustakaan kepada sekelompok pengguna baru perpustakaan.

Pendidikan pemakai adalah usaha bimbingan atau petunjuk kepada pemakai tentang cara memanfaatkan koleksi bahan pustaka yang tersedia secara efektif dan efisien. Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa pendidikan pengguna dimaksudkan untuk dapat memanfaatkan layanan dan fasilitas yang tersedia di perpustakaan dan untuk membantu mencari bahan-bahan yang diperlukan oleh pengguna perpustakaan. Secara umum tujuan bimbingan penggunaadalah :
  1. Meningkatkan keterampilan pengguna agar memanfaatkan perpustakaan. 
  2. Membekali pengguna dengan teknik yang memadai dan sesuai untuk menemukan informasi subjek tertentu. 
  3. Meningkatkan pemanfaatan sumber dan pelayanan perpustakaan. 
  4. Menyiapkan pengguna agar dapat mengantisipasi perkembangan ilmu dan teknologi.

Dari pendaat diatas dapat diketahui bahwa tujuan diadakannya bimbingan pengguna di perpustakaan terutama untuk meningkatkan minat dan keterampilan pengguna perpustakaan untuk menemukan informasi yang sesuai dengan kebutuhan, sehingga pengguna dapat memanfaatkan perpustakaan secara maksimal.

Sumber:
  • Saleh. dkk. (1996).  Pengelolaan Terbitan Berseri. Jakarta: Universitas Terbuka 
  • Darmono. (2001).  Manajemen dan Tata Kerja Perpustakaan Sekolah. Jakarta : PT. Gramedia Widiasarana Indonesia 
  • Sulistiyo Basuki. (1993). Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Universitas Terbuka 
  • Soeasiminah. (1992). Perpustakaan Kepustakaan dan Pustakawan. Yogyakarta :Gama Media  
  • H. S. Lasa. (2005).  Manajemen Perpustakaan. Yogyakarta : Gama Media